Personeelskosten, formatiebeheer en inhuur

Om de gemeente als organisatie te laten functioneren moeten er kosten worden gemaakt in de sfeer van de bedrijfsvoering.. Denk hierbij aan personeelskosten, inhuur, huisvestingskosten en overige apparaatskosten. Deze kosten worden verdeeld over de beleidsprogramma’s, de investeringen en de grondexploitaties.

Op de bedrijfsvoering wordt altijd strak gestuurd, zodat de uitvoering binnen de toegestane budgetten plaatsvindt op een, zo efficiënt mogelijke wijze. Strakke sturing is nodig omdat deze budgetten fors onder druk staan door oude en nieuwe bezuinigingen..

Op personeel gebied, en dus ook bij de bedrijfsvoering zijn er in 2013 enkele belangrijke ontwikkelingen geweest.

Een voor onze organisatie opvallende actie vormde het aanbieden van een vertrekarrangement aan onze medewerkers. Uw Raad heeft daarover in december 2013 een besluit genomen ( raadsbesluit 153/2003) In dat voorstel hebben wij, mede gezien de snelheid van het proces, aan uw Raad budget gevraagd voor alle potentiële kandidaten. Overigens onder de gelijktijdige toezegging dat wij dit budget in de komende jaren weer terug verdienen, door het aanstellen van jonger en daarmee goedkoper personeel en het deels niet meer invullen van de ontstane vacatures. Hiermee wordt tevens een deel van de bezuinigingstaakstellingen ingevuld.

Zoals eerder per brief van 17 december aan u bericht, hebben uiteindelijk 115 medewerkers gebruik gemaakt van het aanbod en daarmee de gemeentelijke organisatie per 1 december 2013 verlaten.

Een andere bijzonderheid op het personele vlak was het vertrek per 1 januari 2013 van de gemeentelijke Brandweer naar de Veiligheidsregio Gelderland Zuid (VRGZ). Hiermee verlieten 124 medewerkers de gemeentelijke organisatie.

Vervolgens vertrokken per 1 april 2013 totaal 63 medewerkers van onze gemeente naar de nieuwe Omgevingsdienst Regio Nijmegen (ODRN).

Een effect van geringere omvang zijn de ingaande april 2013 verhoogde ABP pensioenpremies. Hiervoor hebben wij in de voorjaarsnota een extra aanvullend loonsombudget in de begroting opgenomen van € 0,3 miljoen.

Mede als gevolg van bovenstaande bewegingen zijn wij in 2013 zeer terughoudend en voorzichtig geweest met het invullen van vacatures.

Dat betekent wel dat we soms meer gebruik hebben gemaakt van de flexibele schil. Tijdelijke inhuur is een voorzichtige manier van werken wanneer dat afgezet wordt tegen in dienst nemen van personeel.

Alles bij elkaar heeft dit geresulteerd in een voordelig kostenplaatsresultaat van € 1 miljoen. Dat wil zeggen dat per saldo minder is uitgegeven dan was begroot. Dit kostenplaatresultaat is hoofdzakelijk bereikt binnen de componenten salariskosten en inhuur, en de opbrengsten die hier tegenover staan. Hieronder lichten we dit toe.

In deze tabel staat weergegeven hoe de realisatie zich verhoudt tot de begroting over de jaren 2012 en 2013.

Bedragen in € 1.000

*Voor een goed vergelijk hebben we de kosten van het vertrekarrangement hier buiten beschouwing gelaten.

Zowel de begroting als de realisatie zijn ten opzichte van 2012 flink afgenomen. De afname in de begroting wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door de eerder genoemde verzelfstandiging van de brandweer (124 medewerkers) naar de VRGZ en de overgang van de gemeentelijke afdeling Omgevingskwaliteit (63 medewerkers) naar de ODRN. Daarnaast zijn in 2013 bezuinigingen doorgevoerd, met ook een effect op loonsommen en de begrote fte.Verder heeft het vertrekarrangement gevolgen voor de werkelijke bezetting. In de begrote, toegestane formatie per 31 december 2013 zijn de vertrokken medewerkers nog wel verwerkt Aframing van de formatie moet nog begin 2014 plaatshebben en hangt af van de herbezetting van de vrijgekomen FTE’s. Zoals gezegd is het vertrekarrangement budgettair neutraal. In de werkelijke FTE’s is wel gerekend met de vertrokken medewerkers, zij zijn tenslotte van de gemeentelijke loonlijst verdwenen.

In 2013 hebben we meer aan salarissen uitgegeven dan begroot. Dit kent diverse oorzaken.

Prijsverschillen

Het werken met max-1 begroting heeft tot gevolg dat er prijsverschillen kunnen ontstaan ten opzichte van de norm. Dit kan zowel positief als negatief zijn. Een jonge startende ambtenaar zal lagere loonkosten dan geraamd met zich meebrengen en een oudere ambtenaar die het max van zijn schaal heeft bereikt, brengt meer loonkosten met zich mee. Onze organisatie heeft relatief veel ouder personeel in dienst en daarmee zitten veel medewerkers op het max van de schaal.

Bezettingsverschillen

In de begroting wordt uitgegaan van toegestane formatie. De realisatie kan hiervan afwijken. Ook hier zowel positief als negatief. Bijvoorbeeld een bezuinigingsopdracht die ingeboekt is in het begrotings jaar en in de loop van dat jaar wordt gerealiseerd, brengt nog kosten met zich mee en dus een overschrijding in de realisatie. Anderzijds een bezuinigingsopdracht voor het volgend jaar, alvast ingevuld in het lopende jaar, brengt een voordeel met zich mee. Terughoudend aannamebeleid en daardoor vacatures in plaats van bezetting brengt lagere kosten dan begroot met zich mee.

Boventalligen

Medewerkers die boventallig zijn geworden als gevolg van bezuinigingen nemen we niet meer op in de begroting . Deze kosten moeten binnen de bestaande begroting worden opgevangen. In de praktijk betekent dit dat wij in 2013 gemiddeld 43 medewerkers hebben betaald, die niet in onze loonsombegroting zijn opgenomen.

Opbrengsten

Voor de genoemde boventalligen proberen we om ze zodanig in te zetten, dat ze hun eigen opbrengsten genereren. Hetzelfde geldt ook voor een aantal medewerkers die rendabel werken. Dit betekent dat zij zelf hun loonsom moeten ‘verdienen’. Ook hier zijn de kosten binnen de realisatie van de loonsom verantwoord maar staan hier opbrengsten tegenover. Het dit jaar gerealiseerde positief resultaat op de kostenplaats is mede ontstaan doordat we op deze facetten goed hebben kunnen sturen.

Vacatureruimte

In 2013 hadden we vóór het vertrekarrangement gemiddeld 61 vacatures, zijnde het verschil tussen de begrote en de werkelijke fte met daarbij opgeteld de boventalligen.

Om onze organisatie flexibel te laten functioneren vullen we de vacatures waar mogelijk met een flexibele schil in, maar ook gebruiken wij de vrijkomende middelen uit de vacatureruimte om de hierboven beschreven prijseffecten te compenseren.

En tot slot het vertrekarrangement. Er is weliswaar een maand minder salaris betaald dan was begroot, maar daartegenover staat dat alle openstaande rechten, zoals bijvoorbeeld vakantiedagen en resterende vakantietoeslagen zijn uitbetaald.

INHUURKOSTEN

Als onderdeel van de bedrijfsvoering heeft de inhuur onze bijzondere aandacht Inzet is om de uitgaven beperkt te houden binnen de afgesproken spelregels.. Alvorens er extern wordt ingehuurd, wordt altijd eerst gekeken naar interne oplossingen. Zo worden inhuurverzoeken in eerste instantie besproken binnen het ambtelijk Mobiliteitsoverleg en indien mogelijk zo al ingevuld Inhuur wordt kritisch beoordeeld en alleen ingezet wanneer dit noodzakelijk is. Soms wordt er ingehuurd als tijdelijke invulling van een vacature, soms omdat er voor een bepaald project specifieke kennis noodzakelijk is en zo zijn er nog een aantal criteria. . Van belang is om te weten is dat alle inhuur gedekt is, ofwel door vacatureruimte of door opbrengsten.

Hoewel we inhuur tot een noodzakelijk minimum willen beperken vinden wij het ook belangrijk om onze organisatie flexibel te houden. In tijd van krimp kan het aantrekken van tijdelijk personeel door in te huren dan ook een keuze zijn.

In onderstaand overzicht staat weergegeven voor welke categorie er is ingehuurd.

Bedragen in € 1.000

Uit het overzicht blijkt dat we in de realisatie op de kostenplaatsen een stijging van de inhuur zien. ten opzichte van 2012. De toename zit grotendeels bij de afdeling werk als gevolg van re-integratie werkzaamheden. Dit is noodzakelijk gebleken om de doelstellingen te bereiken ten aanzien van de uitstroom naar werk en de beheersing van het bijstandsvolume. Deze inhuur is geheel gedekt door hiervoor bedoelde opbrengsten van rijkswege. Rekening houdend met deze inhuur zijn de uitvoeringskosten van de afdeling Werk in overeenstemming met de landelijke benchmarkcijfers.

De overige afwijkingen op inhuur betreffen hoofdzakelijk inhuur vanuit de ontstane vacatureruimte die tijdelijk ingevuld wordt door een inhuurkracht. Hier staat dekking tegenover. Bovendien is dit een goede manier om de organisatie flexibel te houden in snel veranderende tijden.